成都市残疾人福利基金会库房管理制度

库房管理制度

为了库房管理工作有序、可控，特制定以下规定：

第一条 在日常工作中，库房一切工作指标应与基金会财务相关要求相符。

• 库管员应虚心接受财务人员的业务指导，并接受办公室主任监督指正。
• 会计和办公室主任有责任对库管员工作予以持续帮扶，并协助库管员共同推动库房工作的全面提高。

第二条 库房锁门

• 为确保库房物资的绝对安全，库管员下班或是长时离开库房前，须先检查、排除安全隐患后，再锁好库房，做到钥匙随身携带（严禁钥匙乱丢乱放），不得私自交给其他人。
• 库管员离开库房时，应关门插锁（严禁库管员不在库房时敞开库房门现象）。

第三条 遇非工作日，或是无人上班时间段，严禁私开库房门（领导同意的例外）。

第四条 库房禁区限入

• 任何人员，未经库管员允可，严禁擅自踏入库房禁区。
• 经库管员允可进入禁区的，库管员应承担起监管责任，须跟随进行（确保其取放物资始终在自己的视野范围内）。
• 未经允可擅自进入禁区的，库管员应制止性提示。
• 对于明知故犯，或是经提示也不予改正的违规行为，及时上报理事长。

第五条 物资申购

• 各部门执行申购时，填写《物品采购申请单》，领导实施审核。
• 物资申购记录品名、品牌、规格型号、数量、用途等应全面、详尽、正确，不得出现似是而非情形；前期已出现采购不合格情形的，应加入提示性内容，应最大限度避免因申购记录描述问题导致的采购物资非所需物资情形。
• 尽可能集中申购。采取集中申购为主，零星申购为辅的方式进行；为了避免加大采购成本，集中申购时应全面、周密计划，尽可能减少零星采购次数。
• 呆滞物资：不合格的、存在问题的，或是规格型号不符、包括已停止使用的物资，一旦发现，库管员应第一时间隔离区分，做好标识与记录，防止混淆，避免再使用，及时上报处理，严禁再申购。

第六条 物资采购与入库

• 办公室凭已审核的有效采购凭据《物品采购申请单》实施采购；为了避免误购非需物资，采购人员应认真了解《物品采购申请单》记录，同时，不得出现无有效凭据或不照单进行的超范围采购行为。否则，未经理事长批示同意不得办理入库手续，且不能费用报销。
• 采购人员购买物资，应质优价廉，做到货比三家与谨慎下单。对购件品名、品牌、规格型号、要求、数量、单价等符合性认真予以验证，努力避免不符合导致的调/换/退货情形出现。
• 涉及先款后货类大量物资的采购，尤其是面对异地或是信誉不确定的商家，采购人员须防患于未然，避免不法侵害，支付货款前，做到跟进有效防范措施：先全面验证对方资质，再对可能出现的不利因素在合同中予以明确约定，按规与对方签订有效《采购合同》。在付款前，同时做到对方资质复印件与《采购合同》原件一并存档备用。
• 采购人员应力促商家出具发票等有效售货凭证，并做到随所采购物资一同转库房验证。
• 采购人员凭库管员认签的入库凭证办理费用报销手续。
• 采购人员所购经基金会入库验证判定为非需与不合格的物资，不能办理入库手续，须自行承担退/换与相关损失责任。
• 库管员每月或定期清理上报呆滞物资，经理事长核准为非需或是呆滞物资的，申购人员与采购人员须配合进行退/换货，力促降低基金会的经济损失。
• 确保出入库物资的规格、型号、数量准确无误且真实可靠，库管员应依据当日的《入库单》、《出库单》等做好每天的物资上、下账工作，最迟不得超过第二天，财务定期抽查。
• 物资入库，库管员要亲自同交货人办理交接手续，核对清点物资名称、数量是否一致，并按相关要求相互认签确认。
• 物资入库，应先检验，未经检验合格不准进入库。
• 物资验收合格，库管员凭有效凭据所开列的名称、规格型号、数量、计量验收到位，入库单各栏应填写清楚，并随同相关凭证一起交财务记账；不合格品应隔离堆放。
• 入库验收中发现的问题（包括一旦发现物资单价呈现异常的），要及时通知领导和经办人处理；遇凭证到而货未到，或货已到而无发票等凭证，均应向经办人反映查询，直至消除悬念挂账。

第七条 物资储存与出库

• 物资的储存

1. 库管员负责物资的安全储存：物资在库房进行有序化储存管理，不合格品须隔离堆放。
2. 物资储存须做到防火、防潮、防盗与防霉变、防锈蚀、防染色、防鼠咬、防挤压、防碰挂，并做到易发现、一目了然、拿取方便。
3. 物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点、用途考虑划区分工，凡吞吐量大的落地堆放，周转小的货架存放，落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号。
4. 物资堆放的原则是：在堆垛合理、安全可靠的前提下，推行五五堆放法。据货物特点，做到过目见数、检点方便、成行成列，垒放整齐。
5. 仓库物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，库管员应及时报告领导，分析原因，查明责任，按规定办理报批手续。
6. 保管物资要根据其自然属性，考虑储存的场所和保管常识处理，加强保管措施，达到“十不”(不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不变、不坏、不混、不漏、不爆)要求，使基金会财产不发生保管责任损失。同类物资堆放，要考虑先进先出，领取方便，留有回旋余地。
7. 保管物资，未经领导同意，一律不准擅自借出；总成物资，一律不准折件零发，特殊情况应经领导批准。
8. 禁止非库管员擅自进入库房禁区。仓库严禁烟火，明火作业须经领导批准。库管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识，并力促消防器材备放到位、有效。

• 物资的发放

1. 库管员应按实际正常所需发放，库管员在发放物资时须坚持一盘底，二核对，三发料，四减数的原则。
2. 领取物资，符合换领条件的，须执行换领的物资发放/领取原则。
3. 发放物资时，库管员应在《领取单》上填明所领取物品的名称、规格型号、数量，并及时进行电脑账出库，领取人须在《领取单》上注明物品用途并签字确认。
4. 实际发放物资情况应与领取认签记录完全一致，严禁出现无记录与认签记录不一致现象。
5. 库管员在发放物资时必须与领取人当面点交清楚，防止差错出门。
6. 超物资领取范围的，领取人未按规履行手续，库管员不得发放物资。
7. 物资的发放须遵循先进先出的原则。
8. 过保质期、变质、失效或是已失去使用价值的物资，须按规报批处理，严禁擅自将就发放/领取、以致出现损失扩大化现象。
9. 物资的领取须加强原则性控制，无关联人员不得擅自跨范围领取物资，做到所有发放/领取的物资都用于本基金会各项工作、活动中，库管员有权进行监督控制。
10. 为确保库房工作有效、全面、正常运转，基金会全员领用物资应做到计划、集中进行，并自觉遵循库房发放/领取物资时限（特殊情况例外）的规定，做到不擅自违规。
11. 为杜绝非正常多领/补领物资，对超计划的多领/补领物资的，领取人须出具再次填写《领取单》，库管员按批示意见发放物资，并妥善保管凭据，此凭据作为相关职员考评依据之一，按规及时送达财务。

• 库房记录账册的相关管控

1. 所有库房原始记录凭证，库管员应分类妥善放置、保管，不可丢失与随意遗弃。
2. 记录须即时进行、字迹清楚、填写规范，严禁随意涂改，其出入存情况与实际一致，日清月结不积压，月报工作及时跟进。
3. 对于任何原因引起的盘盈盘亏，每月都要分析、加注原因后如实上报，以便做到账、物、资金一致。
4. 电脑禁止他人随意动用，出现故障，应第一时间通知办公室；涉外维修的，库管员须在场把关，并提前提示与确保重要资料、内容的及时备份。
5. 库管员在业务上，为避免一些问题的出现，应按基金会会计要求进行，若有业务上的任何疑问，应主动、及时与会计进行沟通解决。
6. 对于领取出库，填单时领料人与领料部门务必正确。

第八条 库房物资盘点

• 每月月末最后一天上岗日（若盘点时间不够，可提前1天进行盘点），进行一次盘点，同时按规做好物资盘点的原始记录《盘点表》。
• 为了确保库房数据问题的及时排解，在平时，库管员可酌情进行有针对性的物资内部盘点，自觉进行好账务自查自纠与突出问题报告工作。
• 月末物资盘点原始记录数据结果，相关盘点人都应及时签字确认，库管员再整理、形成《物资盘点报表》，对于任何原因引起的盘盈盘亏，进行透彻分析、加注原因后连同盘点表如实上报。

第九条 办公用品管理

• 库管员应建立《办公用品领/借用本》，分类进行记录，促成主要使用人领/借用认签，将领/借用办公用品落实到人头进行专项管理。
• 办公用品由主要使用人出面领/借用，并负责进行正确使用、保管、监管与归还的管理制度。
• 员工因工作需要使用的办公用品，还包括辅助器械，主要使用人须到库房领/借用，并在《办公用品领/借用本》上签字确认；对于在本制度出台前既有的办公用品类，由库管员督促，各部门安排清查罗列，再由部门主任落实完成责任职员的补签字确认。
• 员工领/借用办公用品，本人离职时须归还或是领/借用人员变更交接，出现非正常毁损或丢失的，酌情追溯领/借用责任人员或是直接责任人员的赔付责任。
• 既有领/借用办公用品的职员，涉及离职的，须了结办公用品领/借用事宜后才能领取离职工资，库管员与基金会会计均应认真执行把控。

第十条 物资非公出借/领用

• 基金会物资均为基金会各项工作、活动所需，原则上不允许出现基金会物资非公出借与领用（若有，仅限于事先经基金会理事长签字同意的才行）行为。否则，将对相关联责任人员进行惩罚性经济处罚。
• 非公出借/领用物资的人员，须自觉在限期内归还。存在损毁、丢失或是未如期归还的，按规予以赔偿。

第十一条 本制度经第三届三次理事会通过后实施，解释权归基金会办公室所有。